擺脫「拖延症」的關鍵:從改變心態開始!

每個人在生活上偶爾都會有拖延的毛病,可能是因為情緒、外力、心理因素等等導致工作效率變差,今天想和大家分享 <每日e錠> 團隊成員的時間管理技巧,有幾位夥伴還是在有正職的狀況下同時經營自媒體或是接案,我們是如何讓時間發揮最大價值,以及對抗拖延症的方法,文末還會提供【每日工作表】模板,免費讓你領取喔!

方法一:找到自己黃金產值時段

工作時不只是考慮做事速度,還要考慮「成果品質」,建議大家可以針對自身狀態,選擇當下最適當的工作內容。以我們來說,早上醒來精神較差,會做相對簡單、不需動腦的工作;下午狀態較好,做有挑戰性的任務;晚上靈感時常湧現,就拿來發想有關創意的內容!此外,你也可以為自己設立「儀式感環節」,例如早上起床後,先好好享受悠閒的早餐時光,接著喝杯暖呼呼咖啡,慢慢讓自己進入工作狀態,隨著咖啡喝完,你也做好心態調整,要進入充實的一天!

方法二:安排工作事項優先順序

你是否曾遇到工作到一半,同事突然發來急件:「不好意思,這份文件需要你趕緊幫我處理,下班前給我好嗎?」因此除了每天安排的既定事項外,你必須清楚每件事的緩急輕重,建議可以搭配前述所提到的黃金產值時段,來安排工作的優先順序!

重要度高、難度低、能快速解決的事

每天最先處理!通常這類型的任務會是你討厭卻又重要的「雜事」,竟然不能不做就趕快處理掉,以免讓你心心念念,反而影響到工作情緒。

重要度高、難度高、耗費時間長的事

在狀態好的時候優先做!這類型任務大多是你目前最重要的工作內容,且會佔據你大部分的工作時間。

緊急事件重要度的事

彈性分配在其餘空檔時間!隨時安插在任何你認為適當的時段執行。

將工作事項透過優先順序的排列,你能更有條理地善用自己的時間!

方法三:克服心魔,用行動取代逃避

通常有一件事讓你常常拖著不想面對,有很大一部分原因是這件事中有你不擅長的地方,或者是有困難在等著你,你才會如此想逃避! Wait But Why 部落格作者 Tim Urban 曾在 Ted 演講《拖延大師的腦子在想什麼(Inside the mind of a master procrastinator)》中提到一個有趣的說法,愛拖延的人腦中有一隻及時享樂猴子(Instant Gratification Monkey),會不斷告訴你不要壓力太大,先去放鬆享受;等到你已經十萬火急導致腎上腺大爆發,恐慌怪獸(panic monster)才會出來滅火,幫助你儘快處理完堆積成山的待辦事項。

Tim Urban 曾在 Ted 演講「拖延大師的腦子在想什麼」

俗話說萬事起頭難,頭過身就過!當你有了「我不想面對這件事」的念頭,先釐清自己 為什麼不想執行這件事?是否有碰到什麼困難?需要他人協助嗎?找出你逃避的根源,也許就能幫助你跨出第一步。當然,工作難免都會有低潮期,若你正處在心情低落導致提不起勁做任何事,不用逼迫自己馬上振作,先好好地面對、處理自己的負面情緒,做些會讓你放鬆開心的事來調整身心,慢慢找回積極的工作狀態。

方法四:關閉社群通知,只回覆重要訊息

社群媒體無疑是拖延你工作的罪魁禍首!看到一則有趣的貼文或是朋友傳來的訊息,都會忍不住點開,甚至手機一滑就不可收拾,你的一天就這樣在無形中消失😱 是不是很有同感呢?因此,想要打造一個專心可以環境,建議關掉任何與工作無關的社群軟體通知,或是屏蔽一切會影響你的事物,就不會被干擾而分散注意力。

方法五:提前列下每日待辦事項

你每天都會提前把工作事項列下來嗎?我們總是會設定各專案的最後期限(deadline)但卻沒有好好安排每日工作細項,導致最後無法如期完成!因此建議你可以把所有專案拆解成各個小任務,分佈到每一天去執行!並在睡前整理好隔天必須完成的事項,就我們的過往經驗,每天安排 3~5 件重要任務是最適當的工作量,如果將行程規劃的太擁擠,反而會不知道從何下手,或是因為進度不明顯而自暴自棄,最終導致什麼事都沒有完成。

【每日工作表】協助你紀錄工作效率!

時間管理 拖延 每日待辦
<每日工作表模板>

如果你想練習時間管理,我製作做了一張【每日工作表】模板,協助你更了解自己每天的工作狀況。

  • 待辦事項:寫下三件最重要(希望今天能如期完成)以及兩件次要工作(較不急迫),幫助你設立每天的工作目標。
  • 碰到困難:寫下在執行工作時你遇到的難題,或是需要被協助的地方,提醒你要盡快尋求解方,才能如期完成進度。
  • 筆記靈感:寫下今天靈光閃現的想法或是點子,以便日後拿來應用。
  • 進度心得:寫下今天進度達成狀況以及心得感想,例如:工作時哪個時段效率最佳、紀錄生活點滴等等,從中檢視生產效率,並探索工作與生活的平衡點。
時間管理 拖延 每日待辦
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能解決拖延症的唯一途徑,在於你是否願意「改變心態」,拋開一切拖延的藉口,實際去行動!

用「想」的永遠比「做」得容易!時間管理的方法很多,有些人會提前寫下 TO DO LIST、有些人使用蕃茄鐘 App 工具,有些人則是為自己設定獎勵機制等等。無論什麼方法,只要適合你、管用的就是最好的解決辦法,最重要的是實際嘗試優化!

如果你現在腦中也住了一隻及時享樂猴子,或者正陷入拖延症的惡性循環,不妨試試我今天分享的方法,想看更多自我成長內容,也歡迎追蹤 <每日e錠> 知識品牌,或是在下方留言回饋給我們。

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